1. 系统背景、意义
在数字化时代背景下，医院已经越来越多地应用到人工智能、大数据、物联网、云计算、移动互联网等先进技术以提高医疗服务效率和质量[1]。智慧医院建设是医院信息化发展的高级阶段，是未来医院发展的必由之路[2]。智慧医院的建设有助于促进医院管理规范化、提高工作效率[3]。作为智慧管理的重要内容，智慧办公系统在当前医院综合管理工作中发挥着重要作用[4]。将协同办公系统合理应用到医院办公中，不仅可以实现部门之间办公效率的显著提升，同时也可以进一步提升医院的医疗服务质量[5] [6]。医院智慧协同办公作为智慧医院信息化建设的一个重要组成部分，通过规范化、程序化、流程化、自动化的工作模式实现高效办公，有助于提高办公管理水平、降低医院运营成本[7] [8]。当前，医院不仅要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同，而且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更高的需求。因此，设计医院智慧协同办公系统并应用于医院管理显得尤为重要。
2. 系统现状与挑战
2.1. 功能单一，信息化程度不高
原有办公自动化系统(Office Automation, OA)主要包含通知公告、收发文管理、邮件管理、表单下载等相对单一的功能，缺乏整体性、综合性的管理功能。同时，缺乏公共的基础通信平台，通用性差，不具备实时沟通交流和协同工作的能力。使得系统在信息共享和协同办公方面的效率较低，不能满足医院临床、职能部门的个性化、多样化的需求以及医院管理高效运转需求，限制了其应用范围和效果。
2.2. 信息孤岛，数据未能充分利用
原有OA系统表现为融合度低，不同功能模块的数据分散在各个子系统中，导致数据难以集中管理和共享，不同部门间的信息难以流通，协同办公效率低下，影响工作效率和决策效果，无法与院内其他业务系统形成有效融合，无法有效利用分散在不同系统的医院内部信息，对医院管理形成有效的数据分析支持。
2.3. 流程多样，闭环管理难以形成
医院审批流程任务多样，涉及各科室的需求申请表、审批单、投诉记录单等。原有OA系统未能真正实现协同办公，缺少对周期较长或复杂判断节点的闭环记录与追踪，数据流方向仅为使用者到系统的单向管理，未能实现任务信息跟踪督办等逆向管理，各种不确定因素导致文件传输不及时，部门间衔接不畅通，更无法进行标准化、规范化的考评管理。
2.4. 一致性差，移动办公实现难
目前，各个系统的组织架构、账号信息分布在不同系统中，系统间的账号、密码、网址等不尽相同，当人员变动的情况下，系统繁多，账号、密码复杂程度不一，无法实现统一管理。同时，原有OA系统缺乏良好的移动端支持，由于界面设计不合理、操作复杂，难以适应现代移动办公的需求，导致用户体验不佳，影响使用效果。
3. 医院智慧协同办公系统需求分析
基于以上存在的问题，经过调研OA应用需求，本文将该院智慧协同办公系统需求确定为以下4个方面。
3.1. 管控协同化
构建一体化协同办公系统平台，从单一功能的OA系统基础办公功能进化到具有办公门户、信息管理、流程管理、公文收发、邮件管理、医德医风、督察督办、排班管理、人事管理、会议室预约、移动办公等特色模块的智慧办公系统，实现医院运营数据的共享互通、数字化分析决策。增加论坛、微博、部门主页等功能，增进医务人员体验，提高使用积极性，激发团队沟通与协作的活力。
3.2. 数据共享化
以医务管理、护理管理、教学管理、科研管理、政务服务为重点，以公文管理、车辆管理、会议管理、文档管理为辅助，通过整合医院既有业务流程和信息系统，打破部门间的信息壁垒，实现数据的有效分析与整合。医院智慧协同办公系统的数据共享性可以彻底消除由于医院内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，使科室间高效协作，通过生成不同维度的报表，为持续改进医疗服务质量与运营管理提供辅助决策。
3.3. 管理精细化
以流程管理为核心，采取流程管理–流程执行–流程监控的模式，提供高效、便捷、个性化的流程设计，包括流程节点的设定、角色和权限的分配，通过明确各个流程节点和责任分配，确保每个步骤都有明确的执行者和权限。流程管理，实时监控和管理各个流程的进展情况，确保流程的顺利进行。流程执行，按照设定的流程步骤逐步完成各项任务，并在每个节点设置反馈机制，确保信息及时传递和处理。流程监控：根据执行效果不断优化和改进流程，形成闭环。
3.4. 业务一致化
在医院智慧协同办公系统中实现业务流程的标准化和统一化，确保不同部门和员工在处理业务时遵循相同的标准和流程，实现统一平台管理。搭建医院智慧办公系统移动端，使PC端与移动端相融合，使系统应用更灵活便捷，支持移动端APP、企业微信号、WAP网页端多种形式，突破办公时间、空间限制，将医院和职工连接，提高碎片化时间办公效率。
4. 系统设计
4.1. 系统架构设计
为确保医院智慧协同办公室系统能够满足医院当前和未来发展的要求，适应医院的发展战略，充分考虑该系统与医院其他信息系统的紧密集成，结合医院的业务需求设计系统架构。
医院智慧协同办公系统基于Java平台采用浏览器/服务器模式，能够实现跨浏览器访问，具备良好的浏览器兼容性，支持IE、火狐、谷歌、360等常见浏览器。采用Java、Ajax、HTML、JavaScript等编程语言，内网环境部署，利用网闸与医院外网环境进行物理隔离，支持网内的联机事务处理，联机查询和统计分析处理。系统前后端分离，提高了效率、灵活性、可维护性以及更好的用户体验，应用松耦合技术，安全可靠，支持当前业界绝大多数操作系统平台，如：Windows、Unix、Linux、安卓、iOS等，适配数据库、中间件、国产化操作系统。采用行业通用的数据库，具有相对成熟的数据备份和恢复功能。
为提升医院数据资源的使用率和业务部署效率，医院智慧协同办公系统采用全新的微服务架构和多种应用系统开发技术，如容器技术、SOA技术、BPMN技术。软件中间层采用支持组件技术、工作流引擎、多线程、单点登录及消息队列技术等实现底层数据端和上层应用端之间的驱动和链接。采用Docker和Kubernetes，支持≥2000人PC端及移动端并发使用，无需重新部署，系统可不限制注册用户数量、灵活升级授权扩展至10,000人以上。具有自定义建模工具，零代码搭建医院轻业务应用，方便管理员维护系统。为加强医院内部资源的整合与共享，系统和医院信息集成平台、档案管理系统、人事系统、财务管理系统、HIS等完成系统对接，用以实现用户和组织机构同步、人事信息共享、退费信息共享、业务流程共享等，如下图1是智慧医院协同办公系统架构模型。
Figure 1. Architecture model of the intelligent cooperative office system of hospital
图1. 医院智慧协同办公系统架构模型
4.2. 功能模块设计
4.2.1. 基础管理功能
基于上述要求多维度建立医院管理体系：包括组织架构管理、资源权限管理、系统和日志管理。组织架构管理为各个临床科室及职能部门建立树状组织机构图及横向的虚拟组织架构图，组织机构图显示使用者的职责、职称及隶属关系、内部岗位关系、上下级之间的汇报关系、人事信息等。资源权限管理是系统采用有限授权，用户只能在其当前角色范围内执行操作和访问数据。对于没有授权的操作和数据，用户无法执行和访问。系统和日志管理采取功能分级、分立控制，系统管理员负责医院智慧协同办公系统的整体管理工作；其他功能模块的管理则由相应的各级管理员负责，实现管理工作的分级管理控制。系统日志管理员负责管理系统的各种日志，包括操作日志、数据库日志、网络日志和应用日志，并确保日志内容的机密性、完整性、可用性、可追溯性和合规性。采取系统管理员账号与系统日志管理员分离，支持系统管理员不能查看和删除系统日志，系统提供安全日志记录的功能，并由安全管理员设置是否开通日志功能。
4.2.2. 门户管理功能
医院智慧协同办公系统为用户提供基于WEB的信息门户，具有高度的可见性、可扩展性、可重用性和可移植性，便于功能模块扩充；具有良好的跨平台支持特性，按照用户的身份、角色、所属群组等提供合适的关键内容、应用和服务；具有开放的、功能强大的、无须编写代码、贴近应用的开发维护软件平台。门户具有权限管控体系下多元化的信息与应用的展示和发布功能，包括医院门户、个人门户、专题门户、管理者门户、制度与文化门户、科室管理门户等。医院门户展示医院公开宣传信息，如新闻、日常工作、常用功能、常用链接或者为方便医院管理的第三方应用系统嵌入OA首页实现单点登录。在个人门户可以将个人待办、待阅、未读邮件等重点关注的事项推送给个人用户，直观地显示在门户首页。
系统管理员可以对每个栏目进行权限控制，使每个栏目由不同人员进行内容发布；限定每个门户频道、栏目，哪些用户可以浏览(无权限者则隐藏不可见)；自由定义每个门户(频道)的风格，使每个科室的门户样式不同；设置某个“栏目”需要进行流程审批，向该栏目中发布内容时，需要进行流程审批，审批通过后才能发布。审批流程可由管理员根据实际需要灵活设置和变更。对于各种公文等红头文件对版式要求严格的新闻/公告信息，将红头文件以附件形式上传后，文件内容无需下载即可直接显示出来。
4.2.3. 流程管理功能
通过图形化流程自定义工具和工作流引擎实现各种复杂流程的电子化流转，完成相关的业务流程驱动，达到流程管理的目的。该功能主要包含数据表自定义、表单自定义、流程自定义。数据表自定义是工作流程的数据库定义平台，允许用户自己创建数据库表构建个性化应用，自定义数据库可分类管理数据库，创建数据库表字段可以自定义其命名，定义自定义表之间的关联关系，设定自定义字段的WEB页面表现形式，设定自定义表字段在自定义的模块或流程中查询及列表显示等效果。自定义数据表在前台页面上具有丰富的表现形式，如单选、多选、下拉框、日期、时间、日期与时间、多行文本、HTML编辑、WORD编辑、EXCEL编辑、附件上传、当前用户的ID、姓名、部门、设置计算规则等。用户表单自定义结合数据表自定义设计数据的显示模板和打印模板。整个设计工具采用HTML编辑器完成，允许用户结合WORD/EXCEL以及第三方编辑器等创建个性化的表单应用。自定义表单支持主从表等复杂表单设计，方便快捷。
流程自定义建立可闭环的流程管理体系，可根据用户的实际需要进行流程设计、发起申请、流程审批、流程监控、流程催办等功能，灵活自定义多种流程的流转路径等，实现转签、加签、知会、委托、退回、撤回、撤销、拒绝等功能。实现流程监控功能，将每种流程的“监控权限”指定给一个或一组用户，这些用户可对该类流程进行监测，对异常情况进行干预，可以强制回退或跳转到某个步骤，可以修改当前审批/处理人，也可以添加一个或多个审批/处理人，也可以直接代替流程的当前处理人进行审批，对于长时间未办理的流程，可以进行督促、催办。
4.2.4. 信息管理功能
系统信息管理是对信息的目录、编辑、附件、发布、查看、安全、版本、排序、统计、查询、内外网共享进行有效的组织与控制。目录管理，具备树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构，可自定义目录排序。信息编辑，提供HTML编辑器供在线编辑正文内容与拷入或导入WORD/EXCEL内容并且不改变原有版式，可在线编辑WORD/EXCEL文档。信息附件：可以上传多个附件，可通过FTP的方式上传大的附件。可控制下载、打印、拷贝权限。信息发布：给用户提供多种信息发布方式，如HTML、WORD、EXCEL、PPT等，同时，提供模板功能供用户发布信息时选择相应的模板发布。信息查看：以列表、详细、缩略图等多种方式查看信息列表。以多种方式查看详细信息与附件，媒体文件可以直接播放，网页可直接打开，附件无须下载可在线预览(包含手机端和PC端)。信息安全：提供栏目级的新建、维护、查看权限控制及信息级的查看权限控制，保证访问者只在权限允许的范围内查看、维护信息。版本管理：系统记录信息的历次修改版本，默认查看最新版本，可以查阅历史版本，实现文档的变更管理。信息排序：系统中提供排序按钮，可以通过排序码对信息进行置顶。
信息统计：具备知识订阅、积分统计功能，针对信息管理每个动作设定相应分值，可按照部门、发布人、作者、栏目等进行统计。信息查询：提供丰富的信息检索功能，可以按标题、内容、发布时间等组合检索，具备文档名关键字、文档附件内容关键字等检索功能，具备全文检索功能。内外网信息共享：实现OA办公自动化系统的部分内容可与医院外网门户网站互通共享信息，内网维护、一键发布。移动APP、企业微信或钉钉等公共通信平台等方式部署手机端需满足PC端所有功能，能够同步扩展到手机端使用，版面设计可根据手机端自适应调整；移动APP可直接用手机发起流程、公文、查询资料、预约会议室等日常办公功能集成到集成平台实现单点登录。如下图2是医院智慧协同办公系统功能模块。
Figure 2. Functional modules of the intelligent cooperative office system of hospital
图2. 医院智慧协同办公系统功能模块
5. 系统应用与效果分析
5.1. 提高工作效率
目前，该系统已在医院推广使用，平均日均访问量2200余次，相当于全院职工每人每天至少访问1次。该系统已开展院务部、人资部、医务部、护理部、门诊部、药学部、支持保障部、教育培训部、科研部等40余个科室的公文流转、物资采购、请假审批等200余项流程，所有流程均可在手机端审批。通过自动化、集成化、协同化的方式，将各个部门的工作流程整合医院内部的各类信息资源，实现数据的无缝对接和共享，极大地减少了信息孤岛的现象。任何授权用户都可以根据权限访问所需的信息，确保信息的准确性和一致性。根据系统数据统计显示：该院月均无纸化归档314份，月均节约3005页纸张成本，仅纸张一项每年节约成本约5万余元。同时，控制人力、物力成本，避免纸张浪费和错误打印，降低资源消耗，实现医疗人员可以更加高效地完成日常工作。
为了验证智慧医院协同办公系统的实际应用效果，本文进行了实验检测，为了保证实验结果的真实性，选取了某综合性三甲医院作为研究对象。基于图3实验结果，本文设计的智慧医院协同办公系统在实际应用过程中整体性能表现更优，超出了期望值，可以在多科室、多部门下对更多的数据进行协同处理，且系统的效率更高。
Figure 3. Chart of system performance comparison line
图3. 系统性能对比折线图
5.2. 优化管理流程
医院智慧协同办公系统提供了丰富的管理功能，包括人事管理、财务管理、物资管理等，可以帮助医院实现标准化、规范化的流程管理。通过标准化、自动化的审批流程，该系统降低了工作中的冗余步骤，确保各项工作高效、有序进行。通过系统的监控和分析，管理层可以及时了解各个环节的运行状态，实现了流程闭环，提升管理水平，提高了审批的时效性。医院智慧协同办公系统线上流程审批月均788条，收文上传下达最快3.25小时，发文拟稿到发布最快只需要15分钟。单个公文流转时长由线下125小时降低到线上2小时。线上流程审批使得管理流程提质增效，同时为可能出现的突发、应急事件文件及时部署到位提供了有力的工具。如下图4是测试的系统其中一个审批流程小额信息设备或耗材购置计划审批表(≤5000元)。
Figure 4. Approval form for purchase plan of small information equipment or consumables (≤¥5000)
图4. 小额信息设备或耗材购置计划审批表(≤5000元)
Figure 5. Form of mobile office approval
图5. 手机移动办公审批表
5.3. 提升服务质量
通过手机移动办公，使医护人员能够在任何地点、任何时间通过移动设备访问工作信息和协同办公，极大地提升了工作的灵活性。无论身处何地，工作人员都可以实时了解医院的最新进展情况。公文办理由原来的122小时缩减到14.5小时，物资采购审批由原来的108小时，缩减到11小时。上图5是测试的系统手机端移动办公审批。
6. 讨论/结束语
医院智慧协同办公系统是推动医院现代化建设的重要一环。通过设计适合的医院智慧协同办公系统，并充分发挥其作用，可以使医院更好地应对日益增长的业务需求，提高自身竞争力，为医院工作人员提供更贴心的办公服务。